La Dirección de Tecnologías de Información concretó entre el pasado 25 y 29 de julio el proceso de migración de correos electrónicos locales a Office 365 con satisfactorios resultados; actualmente el 70% de la comunidad universitaria utiliza Outlook Web y un 60% usa la aplicación para teléfonos móviles.

Con estas cifras, el director de la DTI, Gustavo Anabalón González sostuvo que “Como DTI ya llevábamos un largo tiempo realizando la transferencia de los correos locales a Microsoft. Si bien fue un proceso bastante largo y delicado, tratamos de generar el menor impacto posible. Finalmente logramos sincronizar alrededor de 40 mil cuentas”. Asimismo, el director añadió que “el Pasaporte UdeC fue el primer paso para que la comunidad universitaria contara con un solo servicio de acceso y validación, y así, al realizar la migración, pudiéramos disminuir las dificultades asociadas a la identificación de nuestros usuarios y usuarias”. 

SERVICIOS DE AYUDA 

Para solventar los requerimientos posteriores a este proceso, la DTI dispuso de atención especializada a través de su correo dti@udec.cl, además de un número telefónico. A esto, se sumó el servicio de apoyo mediante visitas a terreno y atención de manera presencial, el cual se efectuaba con previo agendamiento de hora a través del vínculo ‘Atención Outlook Web’ que se habilitó en Mis Servicios Online de la intranet para la comunidad funcionaria. 

En cuanto a la planificación de estas prestaciones, la jefa de Unidad de Calidad de la DTI, Gisella Díaz Avello comentó que se desplegaron varios servicios paralelos a los que la comunidad tradicionalmente ya conocía. “Esto porque, si bien los beneficios son múltiples, sabíamos que no era un proceso sencillo, por lo que nuestra principal preocupación era que la comunidad se sintiera apoyada y acompañada en todo sentido”, afirmó.

Por esta razón es que se decidió definir distintos canales de comunicación, como gráficas informativas en redes sociales y la página web https://unificacion.udec.cl. “Asimismo, se añadió a la mesa de servicio un número de teléfono directo, tres líneas de atención paralela y dos líneas de servicio presencial con atención en terreno y otro en las oficinas de la DTI. El objetivo era que los usuarios y usuarias quedaran con sus requerimientos resueltos y conformes con la atención entregada”, sostuvo la ingeniera.

STAFF MIGRACIÓN

Para reforzar al equipo de trabajo, la DTI contó con la colaboración de estudiantes que participaron del staff de apoyo del proceso de migración. Una de ellas fue la alumna de Odontología, Fiorenza Foppiano Pizarro quien afirmó que atender a usuarios es algo que siempre le ha gustado. “Si bien no tiene que ver con lo que estudio, fue un proceso muy enriquecedor y bastante fácil. Si bien hubo usuarios que manifestaban no estar conformes con este proceso, nosotros le explicábamos que a la larga iba a ser mejor, debido a todos los beneficios que tiene la nueva plataforma. La gente nos agradeció mucho así que estoy muy feliz de haber participado”, aseguró.

En el mismo equipo participó el estudiante de Ingeniería Civil Química de la UdeC, Gabriel Schiappacasse Parra quien reconoció que fue su primera experiencia laboral. “Si bien fuimos capacitados para ayudar con la configuración de las plataformas de Outlook, en terreno surgían preguntas y problemáticas no estrictamente relacionadas con las que siempre intentábamos ayudar. En esto, el soporte del equipo de la DTI fue sumamente importante para poder dar satisfactoria respuesta a los usuarios”, dijo.

 A esto, Gabriel agregó que “Soy creyente de que la enseñanza puede cambiar la forma de percibir las cosas, por este motivo intenté abordar este proceso desde ese punto de vista, mostrando y explicando las distintas herramientas y ventajas que Outlook significa para la comunidad universitaria, abierto a las retroalimentaciones de los usuarios que en su mayoría  fueron positivas, lo que nos deja un buen sentir por el trabajo realizado”, explicó.                                                                                                                                           

En cuanto a la atención recibida, una de las usuarias que solicitó soporte fue la Coordinadora de Práctica y Vinculación con el Medio de la UdeC, Dra. Gloria Sanzana Vallejos, quien confesó ha debido recurrir más de una vez a la DTI. “Estoy agradecida por que siempre la respuesta y solución ha sido muy rápida. En cuanto a la migración de correos agradezco que se anticiparan a los posibles inconvenientes, ya que al estar avisados supimos estar preparados. Algunos colegas fueron a solucionar sus dudas de manera presencial y escuché muy buenas referencias sobre la calidad del servicio”, aseguró.