Este lunes 25 de julio la Dirección de Tecnologías de Información concretará el proceso de migración de correos de usuarios de la UdeC, que corresponde a la transferencia de la administración local de los correos a un servicio alojado en la nube. Es decir, que la actual interfaz Webmail UdeC será reemplazada por ‘Outlook Web’, la aplicación que ofrece Microsoft para visualizar correos.

Cabe destacar que este proceso de cambio es posterior a la unificación de cuentas, el cual permite que los usuarios(as) cuenten con una contraseña única para todos los servicios. En paralelo, la DTI ha estado realizando un largo trabajo para el próximo la migración de correos.

Las actividades que se han cumplido son las siguientes: cien por ciento de copiado de correos desde servidor UdeC a Office 365 en: sincronización de correos de cuentas de funcionarios, cuentas postgrado (alumnos regulares), cuentas pregrado (alumnos regulares) y las cuentas especiales; esto da un total de 40 mil cuentas sincronizadas. Para llevar a cabo esta sincronización y copiado se diseñó un proceso para replicar la estructura de carpetas original y que pudiesen revisarse en forma automatizada. Es importante considerar que el volumen de información copiada es del orden de los 20 TB.

 Posteriormente se realizaron levantamientos de aliases y listas de correo, además de levantamiento de aplicaciones que envían correo interno (INFODA, Infotrabajador, BD, etc.). En cuanto a la difusión de la información, la DTI preparó un plan de comunicación que incluye una página web con instructivos, preguntas frecuentes, videos tutoriales, notas informativas y material gráfico para redes sociales.

Además, este 21 de julio se realizó una capacitación para responder consultas de usuarios y usuarias de la UdeC. Para quienes no pudieron asistir, la grabación está disponible en la página oficial unificacion.udec.cl y esta actividad se repetirá el próximo 4 de agosto vía Teams live.

Está planificado que la migración se ponga en marcha a partir del lunes 25 de julio desde las 09.00 AM, lo que generará algunas intermitencias en el servicio durante el día, pero se irán normalizando paulatinamente.

Ventajas de migrar correos a Office 365

En cuanto a los beneficios de la nueva plataforma, el jefe de la unidad de Arquitectura, Ítalo Foppiano Reyes, explicó que “es similar a la anterior, pero con muchas más funcionalidades a las que los usuarios podrán acceder, como gestión de contactos, realizar listas de tareas, entre muchas más. Por lo que cuyo fin es aprovechar al máximo la integración de los múltiples servicios que ofrece Office 365”.

Cabe mencionar que aquellos usuarios que usaban otros clientes de correo (Thunderbird, Gmail, entre otros) deberán actualizar sus configuraciones, las cuales se publicarán en un apartado en la página oficial de unificación.udec.cl.  

Otra gran ventaja será la incorporación con la plataforma Teams y otras herramientas de colaboración. El director de la DTI, Gustavo Anabalón González, confirmó que “tendrá una integración con el calendario, búsqueda de otros usuarios, creación de grupos de distribución con administración y moderación configurable, dependiendo del contexto que se requiera. Esto significa que se integran todas las herramientas de ofimática y facilita las comunicaciones y edición colaborativa”.

Asimismo, añadió que “algo que nos deja tranquilos es la experiencia que hemos tenido estos últimos años en esta área, ya que, al incorporar más funcionalidades sobre una base conocida, es mucho más sencillo que el aprendizaje desde cero. Por supuesto, siempre siguiendo el mismo camino de generar cambios positivos para toda la comunidad UdeC”, aseguró el director de la DTI.  

Respecto a la seguridad de los correos, Microsoft cuenta con la política de seguridad para la protección de la privacidad de los datos de los usuarios, además de una política de retención de correos eliminados o borrados.  Todo esto se detalla en su página web Protección de datos con los principios de privacidad de Microsoft | Centro de confianza de Microsoft.

Para resolver dudas y apoyar en este proceso, la Mesa de Servicio entregará atención a través del correo dti@udec.cl y al número +56 2 27125872. Además, entre el 2 y el 12 de agosto se pondrá a disposición del personal universitario visitas a terreno y atención de manera presencial en las oficinas de la DTI con previo agendamiento de hora a través de un vínculo que estará disponible -a partir del miércoles 27 de julio- en Mis Servicios Online de la intranet de funcionarios.