Una nueva mejora al proceso de ingreso a Oficina Virtual se implementó durante esta semana, al incorporar un formulario de registro para los usuarios y las usuarias de la plataforma que aún no cuentan con sus credenciales de autentificación.

De un total de 12 mil deudores, a la fecha hay cerca de 9 mil que aún no cuentan con acceso. “Se han desarrollado varias campañas de envíos masivos de los datos a los exalumnos, pero aún así hay una gran mayoría que no ha activado sus cuentas y por eso era fundamental desarrollar una automatización que les permita mayor autonomía en la gestión de la solicitud”, indica Víctor Cáceres, jefe de proyecto de Oficina Virtual, de la DTI. “Al estar ahora el proceso en control del deudor, puede pedir la cuenta en el momento que va a realizar algún trámite lo que va a tener un mejor resultado que enviar masivamente la invitación ya que al no estar esperándola puede ser obviada dentro de los correos que recibe habitualmente”, puntualizó Víctor Cáceres.

Recordemos que Oficina Virtual reemplazó a fines del año pasado las antiguas plataformas Delfos y Deudas UdeC, que estaban desarrolladas en Flash, tecnología que fue descontinuada el 2020.

Con ello se modificó la forma de acceso, ya que ahora para ingresar a Oficina Virtual se requiere tener una cuenta Microsoft entregada por la universidad. Esta es la misma que ya poseen los alumnos y funcionarios y que les sirve para ingresar a Canvas y Teams.

En el caso de los exalumnos, que nunca recibieron la licencia de Microsoft educacional que entrega la institución desde hace dos años, deben solicitar la creación de una cuenta de invitado, la que se vincula al correo electrónico alternativo que tienen registrado en la universidad.

Hasta antes de implementar esta mejora, debían escribir a dti@udec.cl para solicitar la creación de dicha cuenta y el envío de la invitación. Sin embargo, ahora al completar el formulario, si todos los datos ingresados coinciden con los registrados en la UdeC, la cuenta se crea y se envía la invitación de manera automática.

“Solo en casos especificos y para asegurar la validación de los datos, se genera un ticket de atención, donde un agente de mesa de ayuda se contacta con el usuario para pedir datos de confirmación de identidad, antes de generar la cuenta y el envío de la invitación”, indica Gisella Díaz, jefa de la Unidad de Gestión de Calidad de la DTI, unidad que tiene a su cargo la gestión de la mesa de ayuda.

“En dos días, son más de 200 la cuentas que se generaron de manera automática, lo que implica una importante mejora en el tiempo de respuesta a los usuarios y una mejora interna para liberar cargas a nuestros profesionales TI, poniendo énfasis en tareas en las que es necesario contar con una persona”, puntualiza Felipe Vergara, Administrador de Microsoft 365 en la DTI.

Para Marco Daroch, Jefe de la División de Asistencia Financiera al Estudiante, esta mejora “resuelve el cómo generar las claves de acceso a quienes no la tienen. Seguimos ahora trabajando en los ajustes para el pago con el 10% de descuento. En general este es un buen resultado”.