Uno de los ámbitos que más ha cambiado en los 100 años de la Universidad de Concepción es la forma cómo se desarrolla la Gestión Financiera, ejecutada por los equipos de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos de la Universidad, VRAEA.

Así lo reflejan los testimonios de funcionarios con décadas de trayectoria y que coinciden en que el cambio más visible es el paso del tratamiento manual de la información bancaria y financiera a hojas de cálculo digitales; el paso del análisis complejo que llevaba semanas o meses a tiempos más acotados y pasar de la falta de homogeneidad de los datos, con escasa o nula integración de los procesos en algunos casos, a una automatización en los procesos de gestión de la información financiera, con una mayor capacidad analítica, que permite no solo administrar, sino que también gestionar e integrar la información en tiempo más real.

Gonzalo Carrasco Castro, Jefe de Sección Egresos de la División de Tesorería, recordó que “el cambio más grande ha sido la incorporación de la informática, pues hasta el año 1995 aproximadamente, se hacía todo el trabajo de manera manual. Todos los comprobantes se hacían en máquina de escribir, con sus distintas copias. Luego, se enviaba toda la información a la Dirección de Tecnologías de Información, para que ellos la digitaran en sus sistemas y luego se hacían los informes”.

Para Sergio Maurer Novoa, Jefe de Sección Movimiento de Fondos, uno de los principales cambios son los tiempos que se ocupan en tareas relevantes. “Por ejemplo, la conciliación de la cuenta corriente que maneja todo centralizadamente, que antes se demoraba unos 8 meses en salir. Ahora, con las nuevas tecnologías, esta conciliación está lista antes de las 2 semanas”, destacó.

José Miguel Chavarría Aguilera, encargado de Registros Contables, precisó que el registro financiero antes era descentralizado. “A cada Facultad había que llevarle un Libro Mayor, con ingresos y gastos. Incluso las solicitudes de materiales se hacían a la Central de Abastecimiento de manera individualizada, lo que generaba mucha información parcializada”.

Pero la digitalización llegó para quedarse, explicó Chavarría, y ha significado un apoyo en diversos ámbitos. Por ejemplo, en la emisión de liquidaciones de sueldos en línea.

Para Ramona Gajardo, asesora de Gestión y Desarrollo de la División de Finanzas, uno de los hitos fue incluir la Facturación Electrónica nacional. Después, el año 2014, la UdeC se sumó a las boletas de ventas de servicios electrónicas y a partir de febrero de 2014 ya no se emitió más documentación de papel.

Siguiendo esa línea de modernización, en 2018 vino el cambio en los Registros de Compra y Venta de la UdeC y en diciembre del año pasado, a raíz de la venta de una Planta de Carbonato de Litio a Argentina, se solicitó la primera Factura Electrónica de Exportación, documento que se emitió en enero de 2019 y que se transformó en un hito en la gestión financiera de la UdeC.